Conditions générales de vente

1. Identification de la Prestataire

Mentat Office est le nom commercial sous lequel exerce Pauline Pesery EI, entreprise individuelle immatriculée au registre national des entreprises sous le numéro SIRET 10428378300017, dont le siège est situé 67 avenue Philippe Auguste, 75011 Paris.

Activité : assistanat virtuel et office management à destination de clients professionnels exclusivement.

Contact : pauline@mentat-office.fr - 07 43 50 51 93

La Prestataire est soumise au régime de la franchise en base de TVA prévu à l’article 293 B du Code général des impôts. À ce titre, la TVA n'est pas applicable à ses prestations. La mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » figure sur l'ensemble de ses factures.

2. Objet et périmètre des prestations

Les présentes Conditions Générales de Vente (ci-après « CGV ») régissent l'ensemble des prestations de services proposées par la Prestataire à ses clients, agissant exclusivement à des fins professionnelles (personnes morales et personnes physiques agissant pour les besoins de leur activité professionnelle). Elles ne s'appliquent pas aux consommateurs au sens du Code de la consommation.

Les prestations comprennent, sans que cette liste soit exhaustive :

• Assistanat virtuel et coordination administrative
• Organisation et gestion de l'information
• Suivi de missions et coordination de prestataires
• Migration et structuration documentaire
• Pré-comptabilité et gestion administrative courante
• Onboarding RH basique
• Production de documents (comptes rendus, présentations, procédures, courriers)
• Office management ponctuel ou régulier

Les missions sont réalisées à distance (remote) ou en présentiel à Paris et en petite couronne (75, 92, 93, 94), dans un lieu accessible en transports en commun, selon les modalités précisées au devis ou au contrat de prestation.

Toute prestation non expressément mentionnée au devis est hors périmètre et fait l'objet d'un devis complémentaire.

3. Commande et démarrage de mission

Toute mission débute par l'émission d'un devis détaillé par la Prestataire. Ce devis précise la nature des prestations, leur périmètre, la durée estimée, le mode de tarification retenu et les conditions particulières applicables.

Le devis est valable 30 jours calendaires à compter de sa date d'émission.

La commande est réputée ferme et définitive à réception par la Prestataire du devis ou du contrat de prestation daté et signé par le Client, accompagné, le cas échéant, du règlement de l'acompte prévu. La signature du devis ou du contrat de prestation emporte acceptation pleine et entière des présentes CGV.

Le démarrage effectif de la mission intervient après réception de l'ensemble de ces éléments, sauf accord exprès contraire formalisé par écrit.

Toute demande de modification substantielle du périmètre en cours de mission fait l'objet d'un avenant au devis initial, signé par les deux parties avant exécution.

Le devis, le contrat de prestation et leurs avenants peuvent être signés par voie électronique au moyen d'un procédé fiable d'identification, conformément aux articles 1366 et 1367 du Code civil et au règlement (UE) n° 910/2014 (eIDAS). La signature ainsi apposée a la même valeur juridique et la même force probante qu'une signature manuscrite ; le document signé sous forme électronique constitue un original.

4. Prix et facturation

Les prix sont exprimés en euros hors taxes. La Prestataire étant soumise à la franchise en base de TVA (art. 293 B du CGI), aucune TVA n'est facturée.

La tarification applicable est celle indiquée au devis et peut prendre l'une des formes suivantes :

Tarif horaire : facturation au temps réellement passé, arrondi au quart d'heure supérieur.

Forfait : montant fixe pour un périmètre défini et délimité au devis.

Taux journalier moyen (TJM) : facturation à la journée, pour les missions d’office management ou de présence sur site. La durée d’une journée est précisée au devis.

Volume mensuel : volume d’heures réservé par mois, facturé au tarif horaire en vigueur. Résiliable par l’une ou l’autre des parties avec un préavis de quinze (15) jours notifié dans les conditions de la Section 14. Le volume mensuel non consommé n’est pas reportable d’un mois sur l’autre, sauf accord écrit préalable.

Un acompte peut être demandé à la signature du devis, dont le montant est précisé sur ce dernier. Le solde est facturé à l'issue de la mission ou selon l'échéancier défini au devis. En cas d’annulation de la mission par le Client après versement de l’acompte et avant tout démarrage des prestations, l’acompte reste acquis à la Prestataire à titre d’indemnisation du manque à gagner, sauf accord contraire formalisé par écrit.

Pour les missions à durée indéterminée ou récurrentes, les tarifs peuvent être révisés une fois par an par la Prestataire, moyennant un préavis de trente (30) jours notifié par écrit. En cas de désaccord sur les nouveaux tarifs, le Client peut résilier dans les conditions de la Section 14, les anciens tarifs restant applicables pendant la durée du préavis de résiliation.

Les factures sont émises par voie électronique et adressées à l'adresse email communiquée par le Client.

5. Conditions de règlement

Les factures sont payables à réception, sauf délai de paiement différent expressément convenu au devis.

En application des articles L.441-10 et suivants du Code de commerce, tout retard de paiement donne lieu, de plein droit et sans mise en demeure préalable, à l'application de pénalités de retard calculées au taux de trois fois le taux d'intérêt légal en vigueur, ainsi qu'à une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d'un montant de 40 euros (art. D.441-5 du Code de commerce). Ces pénalités courent à compter du jour suivant la date d'échéance figurant sur la facture.

Aucun escompte n'est accordé en cas de paiement anticipé.

Tout défaut de paiement persistant autorise la Prestataire à résilier la mission dans les conditions prévues à la Section 14.

Pour toute mission dont le montant atteint 5 000 € HT, apprécié sur l'ensemble de la relation contractuelle, la Prestataire remet au Client, à la conclusion puis tous les six (6) mois pendant l'exécution, l'attestation de vigilance délivrée par l'URSSAF (art. L. 8222-1, R. 8222-1 et D. 8222-5 du Code du travail) ainsi qu'un justificatif d'immatriculation. En deçà de ce seuil, ces documents sont fournis sur simple demande.

6. Délais d'exécution

Les délais d'exécution sont indicatifs et précisés au devis. Ils sont conditionnés à la transmission complète et dans les délais convenus des informations, documents et accès nécessaires à l'exécution de la mission par le Client.

Tout retard imputable au Client, notamment en cas de transmission tardive d'éléments indispensables, entraîne un report des délais à due concurrence, sans que ce report puisse être invoqué à l'encontre de la Prestataire.

En cas d'imprévu affectant les délais d'exécution du côté de la Prestataire, le Client en est informé dans les meilleurs délais et un nouveau calendrier est convenu d'un commun accord.

7. Livrables, validation et retours

La présente section s’applique aux missions donnant lieu à des livrables expressément définis au devis. Pour les missions de gestion courante ou d’assistanat en flux continu, les modalités de suivi et de retour sont définies d’un commun accord en début de mission.

Les livrables sont précisés au devis. Sauf stipulation contraire, deux (2) allers-retours de corrections sont inclus dans le périmètre de la mission. Toute demande de correction supplémentaire est facturée au tarif horaire en vigueur.

À la remise de chaque livrable, le Client dispose d'un délai de cinq (5) jours ouvrés pour formuler ses retours par écrit. À l'expiration de ce délai, sans retour de sa part, le livrable est réputé validé tacitement et la mission correspondante considérée comme achevée.

Les retours doivent être formulés de manière précise et consolidée. La Prestataire ne peut être tenue d'intégrer des retours fragmentés, successifs ou contradictoires.

En cas d'inactivité du Client (absence de retour, de transmission d'éléments ou de contact) pendant plus de trente (30) jours ouvrés consécutifs, la mission est automatiquement suspendue. Au-delà de soixante (60) jours ouvrés d'inactivité, la mission est considérée comme close. La Prestataire établit alors une facture de clôture correspondant aux prestations effectivement réalisées jusqu'à cette date, calculée au prorata pour les missions au forfait, majorée le cas échéant des frais déjà engagés sur justificatifs. Toute reprise ultérieure de la mission fait l'objet d'un nouvel accord écrit.

8. Interventions sur site

Les interventions en présentiel sont réalisées à Paris et en petite couronne (75, 92, 93, 94), dans un lieu accessible en transports en commun. Toute intervention en dehors de cette zone fait l'objet d'une mention spécifique au devis et d'un accord préalable.

La Prestataire se présente avec son propre matériel de travail (ordinateur, équipements nécessaires à l'exécution de la mission). L'accès aux outils internes du Client (logiciels, espaces de stockage, systèmes d'information) est organisé préalablement à l'intervention dans le respect des conditions de sécurité définies à la Section 10.

Les frais de déplacement engagés pour les interventions sur site sont refacturés au Client sur présentation de justificatifs, selon les modalités suivantes :

• Transports en commun : remboursement sur justificatif du coût réel

Le temps de trajet n'est pas facturé, sauf stipulation contraire expressément mentionnée au devis.

9. Propriété intellectuelle

Les livrables expressément définis au devis ou au contrat (documents, procédures, modèles, présentations, bases de données, etc.) sont transmis au Client à l'issue du règlement intégral de la facture correspondante.

Les livrables spécifiquement conçus pour le Client dans le cadre de la mission lui sont cédés, à compter du règlement intégral de la facture correspondante, pour tous pays et pour la durée légale de protection, avec les droits de reproduction, de représentation, d'adaptation et d'exploitation nécessaires aux besoins de son activité.

Le Client demeure seul propriétaire de ses données, contenus, charte graphique, informations et de tout élément permettant de l'identifier ; la cession est exclusive s'agissant des éléments des livrables qui les reprennent.

La cession est non exclusive s'agissant de la structure, de la logique, de la méthodologie et des composants génériques des livrables, que la Prestataire demeure libre de réutiliser et d'adapter pour d'autres clients, y compris lorsqu'ils ont été conçus ou perfectionnés à l'occasion de la mission.

Les méthodes de travail, modèles génériques, outils et processus développés par la Prestataire dans le cadre de son activité restent sa propriété exclusive, y compris lorsqu'ils ont été utilisés ou adaptés pour les besoins d'une mission spécifique.

Tant que la facture n'est pas intégralement réglée, les livrables définis au devis ou au contrat demeurent la propriété de la Prestataire et leur utilisation par le Client n'est pas autorisée.

Les travaux réalisés directement dans les outils et espaces du Client au titre de l'assistanat courant lui sont acquis au fur et à mesure de leur réalisation.

Les livrables remis au Client ne comprennent pas les outils, modèles et processus préexistants appartenant à la Prestataire, même lorsqu’ils ont été utilisés ou adaptés dans le cadre de la mission.

10. Confidentialité et données personnelles (RGPD)

Confidentialité

Les deux parties s'engagent mutuellement à conserver strictement confidentielles toutes les informations, documents et données auxquels elles ont accès dans le cadre de la mission, et à ne pas les divulguer à des tiers sans accord écrit préalable de l'autre partie. Cet engagement est valable pendant toute la durée de la mission et pour une période de trois (3) ans à compter de son terme.

Ne sont pas soumises à cette obligation les informations qui : (i) étaient déjà licitement connues de la partie qui les reçoit avant leur communication ; (ii) sont ou deviennent publiques sans manquement de sa part ; (iii) ont été développées de manière indépendante ; ou (iv) doivent être divulguées en vertu d'une obligation légale ou réglementaire ou d'une décision de justice, la partie concernée en informant alors l'autre dans la mesure du possible.

Données personnelles

Dans le cadre de ses missions, la Prestataire peut être amenée à traiter des données à caractère personnel pour le compte du Client. Dans cette hypothèse, elle agit en qualité de sous-traitant au sens du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et s'engage à :

• Ne traiter les données que sur instruction documentée du Client
• Mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité des données
• Ne recourir à des sous-traitants ultérieurs que dans les conditions prévues à l'Annexe des présentes CGV, et ne transférer les données à aucun autre tiers sans autorisation écrite du Client
• Supprimer ou restituer l'ensemble des données personnelles au plus tard dans un délai de soixante (60) jours suivant la fin de la mission, à l'exception des données dont la conservation est imposée par une obligation légale (comptabilité, facturation)
• Notifier le Client sans délai, et au plus tard dans les quarante-huit (48) heures après en avoir pris connaissance, de tout incident de sécurité susceptible d'affecter ses données

La Prestataire s'engage à ne conserver aucune copie des données du Client au-delà de la durée nécessaire à l'exécution de la mission.

Les autres modalités de ce traitement (description du traitement, sous-traitants ultérieurs autorisés, assistance, audit) figurent à l'Annexe « Accord de sous-traitance des données personnelles », qui fait partie intégrante des présentes CGV.

Pour toute question relative au traitement de ses données personnelles, le Client peut contacter la Prestataire à l'adresse suivante : pauline@mentat-office.fr

Sécurité des accès

Les accès aux outils et systèmes du Client (messagerie, espaces de stockage, logiciels métiers) sont utilisés exclusivement aux fins de la mission, via des connexions sécurisées. La Prestataire s'engage à ne pas mémoriser ni partager ces accès et à en informer le Client en cas de risque identifié.

11. Indépendance et obligation de moyens

La Prestataire intervient en qualité de prestataire de services indépendante. Les présentes CGV ne créent aucun lien de subordination entre les parties, et ne sauraient être assimilées à un contrat de travail, quelle que soit la durée ou la récurrence des missions.

La Prestataire est libre d'exercer son activité auprès d'autres clients simultanément, sauf clause d'exclusivité expressément convenue par écrit.

Les prestations sont réalisées avec le matériel propre de la Prestataire. Elle organise son travail librement, dans le respect des délais et du périmètre définis au devis.

Les obligations de la Prestataire sont des obligations de moyens. Elle s'engage à mettre en œuvre toutes les diligences professionnelles nécessaires à l'exécution des missions confiées, sans pouvoir garantir un résultat déterminé lorsque celui-ci dépend de facteurs extérieurs à son intervention (décisions du Client, délais de tiers, qualité des informations transmises, etc.).

La Prestataire peut confier l'exécution de tout ou partie de la mission à des sous-traitants de son choix, sous réserve d'en informer préalablement le Client, de leur imposer des obligations de confidentialité et de sécurité équivalentes à celles des présentes CGV, et de demeurer seule responsable envers le Client de la bonne exécution des prestations. S'agissant des données à caractère personnel, le recours à un sous-traitant ultérieur s'effectue conformément à la Section 10 et à son Annexe.

Non-débauchage réciproque : pendant la durée de la mission et pendant douze (12) mois à compter de son terme, chaque partie s'interdit de solliciter, en vue d'un recrutement ou d'un engagement direct, les collaborateurs ou sous-traitants de l'autre partie ayant participé à la mission, sauf accord écrit de celle-ci.

12. Limitation de responsabilité

Sauf faute lourde ou dolosive, la responsabilité totale de la Prestataire, toutes causes confondues, est limitée au montant total hors taxes prévu au devis ou au contrat pour la mission en cause ou, pour les missions récurrentes ou à durée indéterminée, au montant hors taxes facturé au titre de cette mission au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur du dommage.

La Prestataire ne pourra en aucun cas être tenue responsable des dommages indirects, immatériels, consécutifs ou imprévisibles, y compris notamment les pertes d’exploitation, manques à gagner ou atteinte à l’image, quelles qu’en soient la cause et la nature, même si la Prestataire avait été informée de la possibilité de tels dommages. Les pertes ou altérations de données du Client résultant d'un manquement de la Prestataire à ses obligations de sécurité définies à la Section 10 restent indemnisables, dans la limite du plafond ci-dessus.

13. Disponibilité et communication

La Prestataire est joignable par les canaux suivants : courriel, téléphone et visioconférence, selon les coordonnées communiquées au devis ou à la signature de la mission.

Les échanges ont lieu les jours ouvrés (du lundi au vendredi, hors jours fériés), selon le planning de disponibilité communiqué au Client en début de mission.

Le délai de réponse habituel est d'un (1) jour ouvré. Ce délai peut varier en fonction du planning en cours ; toute période d'indisponibilité prolongée (congés, fermeture) est communiquée au Client avec un préavis raisonnable.

Toute demande ayant un impact sur le périmètre, les délais ou la tarification doit être formulée par écrit (courriel) pour être prise en compte.

En cas de demande urgente nécessitant une intervention en dehors du planning convenu, la Prestataire s'engage à faire son possible pour y répondre dans les meilleurs délais. Elle se réserve le droit de décliner une telle demande en fonction de ses disponibilités.

14. Résiliation et suspension

Résiliation avec préavis

Pour les missions en volume mensuel, chaque partie peut mettre fin à la mission moyennant un préavis de quinze (15) jours. Pour les missions au tarif horaire ou au TJM sans volume défini, la résiliation peut intervenir à tout moment, sous réserve de l'achèvement des prestations en cours et du règlement des factures correspondantes.

Résiliation pour manquement grave

En cas de manquement grave de l'une ou l'autre des parties à ses obligations contractuelles (non-paiement persistant, comportement rendant impossible la poursuite de la mission, violation de la confidentialité, etc.), la partie lésée adresse à l'autre une mise en demeure de remédier au manquement dans un délai de huit (8) jours calendaires. Si le manquement persiste à l'expiration de ce délai, la mission est résiliée de plein droit, sans autre formalité.

Effets de la résiliation

Quelle qu'en soit la cause, les prestations réalisées jusqu'à la date effective de résiliation sont intégralement dues par le Client et font l'objet d'une facturation au prorata. Les frais déjà engagés par la Prestataire pour les besoins de la mission sont également remboursés sur justificatifs.

Résiliation d’un commun accord

Les parties peuvent convenir d’un commun accord et par écrit de mettre fin à la mission à la date de leur choix, sans préavis, selon des modalités librement définies. Les prestations réalisées jusqu’à cette date restent dues.

Suspension

En cas de défaut de paiement ou de manquement du Client à ses obligations, la Prestataire se réserve le droit de suspendre l'exécution des prestations sans préavis, après mise en demeure restée sans effet dans un délai de huit (8) jours calendaires, et sans que cette suspension puisse être invoquée comme motif de résiliation à ses torts.

Force majeure

En cas d'événement de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil (événement imprévisible, irrésistible et extérieur à la volonté des parties), les obligations de la partie concernée sont suspendues pour la durée de l'empêchement. Si la situation de force majeure se prolonge au-delà de soixante (60) jours calendaires, chaque partie peut résilier le contrat de plein droit, sans pénalité, par notification écrite à l'autre partie. Les prestations réalisées avant la survenance de l'événement restent dues.

Notifications

Toute notification prévue aux présentes (résiliation, mise en demeure, révision tarifaire, modification des CGV) est valablement effectuée par email à l'adresse indiquée au devis ou au contrat, ou par lettre recommandée avec avis de réception. La date d'envoi de l'email ou de première présentation de la lettre fait foi.

15. Droit applicable et litiges

Les présentes CGV sont soumises au droit français.

En cas de litige relatif à leur interprétation ou à leur exécution, les parties s'engagent à rechercher une solution amiable avant tout recours judiciaire, sans préjudice de la faculté pour chaque partie de recourir à une procédure d'injonction de payer ou de référé.

À défaut de résolution amiable dans un délai de trente (30) jours à compter de la notification du litige par écrit, les tribunaux du ressort de Paris seront seuls compétents.

16. Références professionnelles

Sauf opposition expresse du Client notifiée par écrit dans un délai de quinze (15) jours suivant la signature du devis ou du contrat de prestation, la Prestataire se réserve le droit de mentionner le nom du Client et la nature générale de la mission accomplie à titre de référence professionnelle, notamment sur son site web et ses supports de communication, sans divulgation d’aucune information confidentielle.

17. Acceptation et modifications des CGV

La signature du devis ou du contrat de prestation par le Client vaut acceptation pleine, entière et sans réserve des présentes CGV, dans leur version en vigueur à la date de signature. En cas de contradiction entre les présentes CGV et un contrat de prestation signé par les parties, les stipulations du contrat prévalent.

La Prestataire se réserve le droit de modifier les présentes CGV à tout moment. Toute modification est notifiée au Client par écrit (email) avec un préavis minimum de trente (30) jours calendaires avant son entrée en vigueur. Les missions en cours au moment de la notification restent régies par la version des CGV acceptée lors de leur démarrage, sauf accord exprès du Client pour l'application de la nouvelle version.

La version en vigueur des CGV est celle publiée sur le site web de la Prestataire à la date de signature du devis. Dans l’attente de la mise en ligne du site, la version applicable est celle transmise en pièce jointe au devis.

La Prestataire conserve, pour chaque mission, la preuve de l'acceptation des CGV : devis daté et signé, version des CGV en vigueur à la date de signature. Le Client est invité à conserver ces documents pour ses propres archives.

Annexe — Accord de sous-traitance des données personnelles (art. 28 RGPD)

1. Description du traitement. Les caractéristiques du traitement (objet, durée, nature et finalité, types de données, catégories de personnes concernées) sont précisées au devis ou au contrat de prestation. À défaut, le traitement porte sur les données d'identification, de contact et de gestion administrative nécessaires à la mission, concernant les clients, prospects, fournisseurs et collaborateurs du Client, pour la seule durée de la mission.

2. Instructions. La Prestataire traite les données uniquement sur instruction documentée du Client, y compris en ce qui concerne les transferts hors de l'Union européenne, et l'informe immédiatement si une instruction lui paraît constituer une violation de la réglementation applicable.

3. Confidentialité. Toute personne autorisée à traiter les données est soumise à une obligation de confidentialité. S'agissant des données personnelles, cette obligation s'applique sans limitation de durée.

4. Sous-traitants ultérieurs. Le Client autorise de manière générale la Prestataire à recourir, pour l'exécution de la mission, aux sous-traitants ultérieurs suivants : Google (Google Workspace / Google Drive), Notion Labs (Notion), Cal.com, Zoom Video Communications (Zoom), ainsi qu'aux outils du Client auxquels celui-ci lui donne accès. La Prestataire informe le Client par écrit de tout ajout ou remplacement ; le Client dispose de quinze (15) jours pour s'y opposer de manière motivée. Les transferts éventuels hors de l'Union européenne sont encadrés par une décision d'adéquation de la Commission européenne ou par ses clauses contractuelles types.

5. Assistance. La Prestataire aide le Client, dans la mesure du possible et compte tenu des informations dont elle dispose, à répondre aux demandes d'exercice des droits des personnes concernées et à respecter ses obligations en matière de sécurité, de notification des violations de données, d'analyse d'impact et de consultation préalable.

6. Sort des données. Au terme de la mission, la Prestataire supprime ou restitue les données dans les conditions de la Section 10.

7. Audit. La Prestataire met à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord et permet la réalisation d'audits, en priorité sur pièces, moyennant un préavis de quinze (15) jours. Un audit sur site ne peut avoir lieu plus d'une fois par an et reste à la charge du Client.

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